企业在进行研发的过程中,在研发创意被创造、设计出来之后,研发人员要及时记录创意,做好研发记录和实验室日志工作。研发记录对于一些准备拓展海外市场的企业,尤其准备到世界其他国家(地区)的专利授权机构提交专利申请的企业尤为重要。

研发记录和实验室日志应按时间顺序完整地记录研发中的操作情况和操作步骤。研发记录的信息必须非常清晰、明确,并注意下列事项。

(1)研发记录和实验室日志的内容。

研发记录内容应当完整充分,使本领域技术人员阅读后即可了解完整的发明内容。研发记录应当明确记载:完成发明的步骤或内容、目的、发明创意的首创者、完成者、试验次数、完成时间、结果和结论等内容。研发记录还要列举所有的实验细节(如设备或模型、实验的数据及最终结果、整个实验的设计步骤、计算公式与过程等)并签字证明和填写日期。

另外，发明构思的形成时间、实施时间和完成时间以及所使用的参考资料等(如工具书上的原始数据、图表、照片、电脑程序、引用专利的专利号)都应当如实记录。如果有必要,这些内容还应当列入下一次实验或研发的计划安排。

(2)记录应当具有永久性、完整性与连续性。

研发记录与实验室日志必需清晰、完整、易读;须用连续的数字标记页码;记录本必须装订成册,牢固结实;页面应当不容易脱落或者随意添加;应保证页面记录连续,不留空白区域,不跳页、不删页;记录本起始页应当设有索引,并附有实验室或研发专门术语、编码、缩写等常用词语;应使用持久耐磨的墨水记录以保证记录的长时间保存;每页记录应当保持连贯,有明确的署名和日期并核对无误;所有改过的地方都需要标记修改日期,并签字。

(3)妥善保存。

研发记录与实验室日志具有很高的价值,必须注意保存。如果将这些记录泄露,可能造成企业的技术秘密或商业秘密的流失。如果在技术研发不成熟阶段不适当地公开或使用实验室记录,会造成严重的后果,甚至可能因信息公开而使得研发成果丧失新颖性从而无法获得专利授权。

除研发记录以外,其他附件和材料也要在签名和标注日期后进行装订和密封。所有实验室记录、产品设计书和附随材料均应该妥善保存,其中实验室记录、产品设计书需要长期保存。

在研发结束后,会产生一系列研发成果,可能包括:论文、数据和产品等形式。研发人员应当及时提交研发成果项目清单。企业应当设立专门的档案保存机构或者技术图书馆来保存研发记录。该机构应当制作记录保存清单,并将记录保存清单反馈给该项目的每一位研发人员。企业应当在相关管理规定中明确研发成果及研发记录的所有权归企业所有。

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