红字发票应当怎么开具？收到红字发票怎么做账？收到红字发票千万不要大惊小怪，今天我们就来看看怎么处理吧！

出现负数发票的原因

为什么会有负数发票呢？从字面意思上看，正常销售采买的发票都是正数的，那么反之，负数就代表着退货以及被退货

这样说稍微有些笼统，官方解释是：

根据《国家税务总局关于红字增值税发票开具有关问题的公告》（国家税务总局公告2024年第47号）的规定，增值税一般纳税人开具增值税专用发票（以下简称“专用发票”）后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字专用发票。

红字专票的开具流程

1、红字增值税专用发票信息表的填开

在开票软件中，进入“发票管理”界面，点击红字发票信息表/红字增值税专用发票信息表”，如图：

（1）当弹出红字发票信息表信息选择界面时，我们要根据实际情况选择作为购买方申请或者是销售方申请，如图：

购买方申请分两种情况

① 已抵扣

只要选择发票种类后，不需要填写对应蓝字发票代码和发票号码，点“确定”进入填开界面。

② 未抵扣

根据实际情况选择对应的具体未抵扣原因后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”进入填开界面，如图

销售方申请

由销售方申请开具红字增值税专用发票，根据实际情况选择理由后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码

如果系统中有对应蓝字发票则会弹出对应发票的界面，查看信息无误后进入信息表填开界面，具体如图：

注意事项：

① 信息表中的商品数量和金额必须为负数。

② 当购买方申请时，需要根据实际情况选择销方是否是汉字防伪企业；

当销售方申请时，系统自动识别销方是否是汉字防伪企业。

对于非汉字防伪企业，信息表中商品行最多可开具 8 行 ；对于汉字防伪企业，则信息表中商品行最多可开具 7 行。

③ 在红字发票信息表填开界面中，商品信息可以直接手工输入， 也可以从商品编码库中选择。

④ 对带折扣的蓝字发票开具对应信息表时，若数据库中有对应蓝字发票信息，系统会自动将折扣分摊反映在对应的商品行上。

红字专用发票信息表查询导出

1、点击“发票管理/红字发票信息表”菜单列，如图

2、点击“红字增值专用发票信息表查询导出菜单，如图

我们可以通过该界面，对信息表查看明细，修改和删除。

但是我们要注意：

① 对已开具的信息表进行修改时，修改后的总金额不能大于发票库中对应正数发票的总金额，否则系统提示“信息表填开金额超出对应正数发票”，无法修改成功。

② 开票系统中对已开具信息表的修改或删除操作均无时间限制， 但企业应根据实际情况进行所需操作。

3、导出的信息表如下图样式

将导出后文件格式为xml的信息表直接通过开票软件上传到税务端，如图

当信息表描述为审核通过时，该信息表可以用于开具红字发票。

红字增值税电子专用发票的规定和流程

由于国内开始推进电子发票，因为电子发票的红字发票应当怎么样操作呢？

实行增值税专用发票电子化的新办纳税人开具增值税电子专用发票（以下简称“电子专票”）后，发生销货退回、开票有误、应税服务中止、销售折让等情形，需要开具红字电子专票的，按照以下规定执行：

1、购买方已将电子专票用于申报抵扣的

（1）购买方在增值税发票管理系统（以下简称“发票管理系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），填开《信息表》时不填写相对应的蓝字电子专票信息。

（2）购买方未将电子专票用于申报抵扣的，由销售方在发票管理系统中填开并上传《信息表》，填开《信息表》时应填写相对应的蓝字电子专票信息

2、税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中

3、销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字电子专票，在发票管理系统中以销项负数开具。红字电子专票应与《信息表》一一对应。

4、购买方已将电子专票用于申报抵扣的，应当暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字电子专票后，与《信息表》一并作为记账凭证。

电子税务局申请作废代开发票或者申请代开红字发票

纳税人在税务机关代开发票后，如果发生销货退回或销售折让等情形，需要作废代开发票的，可登录本省电子税务局，选择“我要办税”，进入“代开发票作废”，提交作废代开发票申请。

1、如果纳税人需要代开红字发票，可登录本省电子税务局，选择“我要办税”，进入“代开增值税专用发票”或“代开增值税普通发票”，申请代开红字发票。

2、纳税人可在电子税务局“办税进度及结果信息查询”功能中，查询以上两项业务办理进度和结果，并按要求将纸质发票交回税务机关。

注意：

需要说明的是，对通过邮寄方式取得的代开发票，部分省市税务部门提供了邮寄需作废代开发票的功能。

如果纳税人是在办税服务厅申请代开的发票，则需要现场交回需作废的代开发票后，才能作废代开发票或申请代开红字发票。