员工出差免不了要住宿和吃饭，这种出差费用要入账的时候可不能只拿一张发票，不然的话，很有可能会变成虚开发票。

可能有人会说，因为工作原因消费了，不拿发票报销入账，难不成这笔费用要员工自己支付吗？其实并不是这个意思，既然是因为工作才有消费，那肯定是要入公司账的，但就是在这个入账的环节，如果只有一张消费过后商家开的发票，那是很难佐证消费的真实性的。

在这里小编举一个例子：就在最近山东的一个公司被山东税务局盯上了，最后经过税务稽查，税务局认定这家公司存在虚开发票，对其处以罚款处罚。那这家公司是怎样虚开发票的呢？这家公司交给税务局的账簿上有三张增值税普票，发票上列支的消费项是员工出差时产生的住宿费、培训费、会议费。

但问题在于，税务局在稽查的过程中并没有发现这位员工出差时产生的交通费用，也就是说员工出差时乘坐交通工具的费用没有，发票没有，这就代表着根本无法证实这位员工出差去了哪里又或者这位员工究竟是否出了差。

在没办法证实员工出差的情况下，上述三张发票很明显就属于虚开发票，是该公司在税收上做的手脚，所以这家公司被处罚了。

因此，公司老板和财务人员要注意了，虽然说入账肯定需要发票，但并不是所有的发票都只靠一张发票就能入账，比如说上述案例中的住宿费、培训费等等。事实上，以下8种项目在入账的时候除了需要发票，还需要其他证明材料。

它们分别是差旅费、业务招待费、租金费、水电费、油费、会议费、运费、购买原材料或其他办公用品费。

上述这些项目需要的证据和发票之间要有联系和逻辑性，就比如说上述案例中想要报销出差产生的会议费、住宿费，那肯定要先证明员工有真实出差的差旅费，就比如说小甲去上海出差，回公司的时候报销住宿费时，小甲还需要提供自己乘坐交通工具去上海的证据，机票或者高铁票都可以。

像是入账会议费时，相关人员需要提交当时开会的相关资料，比如说会议通知、参会人员名单、签到表等等，还要说明当时会议产生的餐费或者其他费用是谁承担的，如果是主办方，那就需要在当时的合同中说清楚。