同一申请人(或专利权人)对若干专利申请(或专利)办理内容完全相同的手续时，应当分别对所有专利申请(或专利)提出请求，这些文件将被归入各自的案卷中。申请人(或专利权人)不得使用“参见”的方式省略文件。对于专利申请集体进行申请人(或专利权人)名称变更或者权利转移的，证明文件副本由专利局确认后，与正本具有同等效力。

1.文档及组成

专利申请文档是在专利申请审查程序中以及专利权有效期内逐步形成、并作为原始记录保存起来以备查考的各种文件的集合，包括案卷和电子文档。专利申请文档是专利局进行审批和作出各种结论的依据。

2.案　卷

案卷包括案卷夹和案卷夹内的各种文件。

2.1案卷夹

案卷夹用于保存文件，同时也用于记录案卷的重要内容，因此案卷夹是案卷的一个重要组成部分。

当案卷夹遭到自然或者人为的损坏需要更换新案卷夹时，应当将案卷夹上的全部记录移至新案卷夹上，并将原案卷夹与案卷同时保存，不得销毁。

2.2文　件

专利申请案卷中的文件主要来自以下几个方面：

(1)申请人提出专利申请时，提交的专利申请文件及其他文件。

(2)专利局在对专利申请文件及其他文件进行审查的过程中，申请人应审查员要求作出的各种答复。

(3)提出专利申请之后申请人主动办理各种手续时提交的文件及证明材料。

(4)在专利申请审查程序中以及专利权有效期间内，任何人依法对专利申请(或专利) 提交的各种文件以及人民法院等部门对这些文件审理后产生的文件。

(5) 其他相关文件。

上述文件经过处理、立卷、归档形成案卷的重要组成部分。

2.3案卷的立卷

立卷时应当遵循以下原则：

(1)真实原则。收集的内容应当是申请人(或专利权人)、其他相关当事人等在申请专利、专利申请的审批、授权后各个法律程序中提交的原始文件。这些文件不得替换、删除、补充和涂改。

(2)独立原则。每一件专利申请应当建立一份独立的案卷，以该专利申请的申请号作为该案卷的案卷号，该案卷号使用于案卷存在的全过程。

同一申请人(或专利权人) 对若干专利申请(或专利) 办理内容完全相同的手续时，应当分别对所有专利申请(或专利) 提出请求，这些文件将被归入各自的案卷中。申请人(或专利权人) 不得使用“参见” 的方式省略文件。对于专利申请集体进行申请人(或专利权人) 名称变更或者权利转移的，证明文件副本由专利局确认后，与正本具有同等效力。

(3)时间顺序原则。当事人依法向专利局办理各种手续时，专利局应当对所提出的各种文件及时处理，并立卷归档。

专利申请案卷应当按照各文件处理时间的先后顺序立卷。

3.电子文档

(1) 专利局基于当事人提交的纸件文件制作的图形文件和代码化文件;

(2) 当事人按照规定形式提交的核苷酸或者氨基酸的序列表;

(3) 在专利审批程序和复审、无效程序中，专利局、专利复审委员会作出的通知、决定(如补正通知书、驳回决定等)及其他文件(如发明专利申请单行本，发明专利、实用新型专利和外观设计专利单行本等);

(4) 专利费用的相关数据;

(5) 与专利申请或者专利审批有关的法律状态及变化的历史记录;

(6) 在专利审批程序中全部著录项目及其变更的历史记录;

(7) 当事人以电子申请方式提交的电子文件;

(8) 专利权评价报告;

(9) 分类号、所属审查部门、各种标记(如优先权标记、实审请求标记、保密标记等)。

4.法律效力

专利申请文档是对专利审批、复审、无效宣告等法律程序和涉及由权利归属纠纷引起的相关程序的真实记录。