最近有粉丝问，我们公司经常买办公用品，比如常用的文件袋、打印纸等，偶尔还会添置办公椅，金额从几十到几百不等，应该如何记账呢?比如办公椅，计入固定资产和计入低值易耗品有什么区别?粉丝有这个疑问，说明对办公用品常计入办公用品、固定资产和低值易耗品这几个分录的概念区分不了。

01基本概念

理论上来说，办公用品都是为了正常办公而添置的，都可以计入办公用品。但在实际操作中，办公用品的范围实在是太宽泛了，“一刀切”地都计入办公用品，肯定是行不通的。在实务中，办公用品一般都用用来确认企业的行政管理活动中需要消耗的办公用品。

而其他的办公用品，则根据用途、预估使用期限等，进行细分后再入账。其中，固定资产、低值易耗品就是其中的两个常用的科目。

固定资产通常指企业为了生产产品、提供劳务、经营管理等持有的、使用寿命超过1年的有形资产。

单个价值在10元以上、2000元以下，或使用期限低于1年的、不计入固定资产的劳动资料，一般称为低值易耗品。低值易耗品与包装物一样，记在周转材料科目下。

在新会计准则中，没有对固定资产的价值给出一个明确的标准，这也就是大家在实务中感到与“低值易耗品”难以区分的原因。

不过，“低值易耗品”具有“易损耗”的特征，因此，从使用期限上来看，固定资产一定是比“低值易耗品”耐用的，因此，从使用期限上来判断应该计入“低值易耗品”还是“固定资产”会更加地直观。

02购买办公用品如何做账？

了解了这几个概念的区别之后，我们再来看看常见的办公用品应该计入哪个科目。

例如会计网的员工在日常工作中常用到纸、笔、文件袋、档案袋等单价比较小的办公用品，可以计入管理费用中。

会计分录：

借：管理费用-办公用品

贷：库存现金/银行存款

不超出2000元或使用周期不足一年的办公用品，如饮水机、办公桌椅等，应该计入“周转材料—低值易耗品”科目核算。

同时，因为低值易耗品价值比较低低，同时使用周期短，所以需要将它们的价值摊入产品成本，转入管理费用。

会计分录：

购买时：

借：低值易耗品

贷：银行存款/现金

摊销时，一次性摊销，也可以分几个月平均摊销：

借：管理费用

贷：低值易耗品

而像打印机、办公电脑等价值较高、使用周期比较长的办公用品，则可以计入“固定资产”。

会计分录：

借：固定资产

贷：库存现金/银行存款

好啦，说完办公用品的记账问题后，接下来再来说说大家都比较关心的开票问题。

03​​​​​​​购买办公用品如何开票？

先来看看官方关于开票的规定：

从上述规定可以看出，购买办公用品时，不管金额大小，都应该列出实际购买的物品和实际金额。如果数量较少，则在发票上直接列出明细，如果数量较多，则需要开具增值税专用发票清单。

在办公用品的购买以及账务处理中，需要注意以下两个方面：

1.不得将购买办公用品的以外的支出列为办公用品

由于办公用品的发票是可以抵扣进项税额的，而且还可以在企业所得税前全额扣除。有些企业就动了歪心思，将一些不能抵扣进项税额，或企业所得税税前扣除会受到扣除比例的限制的支出开成办公用品，例如“集体福利支出”，而这明显是“虚开发票”的行为，税务机关稽查时，如果被发现的话，不但要补缴税款，甚至还要被罚款。简直得不偿失，希望各位会计人一定要按照实际发生的业务来开具发票。

2.个人垫资购买办公用品时，一定要注意数额和转账方式

在实际工作中，不少公司会出现由员工垫资先购买办公用品，过后再回公司报销的情况。虽然这是很多公司的常见做法，但如果数额较大，则有可能会被人为这是一种利用办公用品发票抵薪、进行偷逃个税的做法，所以建议各位会计人最好跟公司同事说明，如果是超出1000元的支出，要先通知公司财务，直接从公户转账，或者从公司的备用现企服快车，通过支付宝或微信转账之后，再进行支付，以免产生不必要的麻烦。