建设单位和施工方在招标阶段就应考虑可能存在的工程变更风险，并应采取恰当的措施来避免。一旦发生变更，应及时合理处理由此导致的索赔，保证建设项目有序地开展。

工程索赔的依据应谨慎保管，包括但不限于以下内容：

(1)工地会议记录和有关工程的来往信件，都必须全部保存妥当，直到合同全部履行完毕、所有索赔项目获得解决为止。

(2)各种施工进度表，包括建设单位代表和分包单位编制的进度表。

(3)施工备忘录(施工日记)，在施工中发生影响工期和索赔有关的事项，都要及时做好记录。按年月日顺序号存档，以便查找。

(4)做好监理单位和建设单位代表的口头指示记录，及时以书面形式报告建设单位予以承认。将他们的书面指示按年月日顺序编号存档。

(5)工程照片需有专人管理，照片都应标明拍摄的日期，最好购买带有日期的相机。将照片按工程进度整理编排。

(6)收集记录每天的气象报告和实际气候情况。

(7)整理保存工人和雇员的工资与薪金单据、材料物资购买单据，按年月日编号归档。

(8)完整的工程会计资料，人工分配表、材料购买清单、支出记账凭据、收工程款票据、帐目、财务信件。

(9)所有的图纸、修改增加图纸、计划工程进度表、人工日报表、材料设备进场报表及记帐凭证等需归类保存入档。