在实际工作中，经常会遇到帮客户垫付费用的事情发生，或者是员工去买东西，自己垫付费用，尤其是出差的时候，有的公司不能及时分拨预算，员工只能自己先垫付，遇到这种情况，会计应该怎么做相应的账务处理呢？会计分录又该怎么做呢？和悦报销小编一起来看看吧。

对于员工替公司垫付报销费，可以参考以下案例：

如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转帐凭证一张，其会计分录为：

借：管理费用 1780

贷：其他应收款——备用金(行政科) 1600

现金 180

出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。

员工帮客户垫付费用的会计处理

1、帮客户垫付费用时：

借：应收账款——某客户

贷：银行存款/库存现金

2、客户还回垫付的费用时：

借：银行存款/库存现金

贷：应收账款——某客户

员工垫付公司日常费用支出的会计分录

1、公司代垫的宿舍空调费用

借：其他应收款

贷：库存现金/银行存款

2、公司销售商品代垫的运杂费用

借：应收账款——XX公司

贷：银行存款/库存现金

3、代垫的宿舍空调费收回

借：银行存款/库存现金

贷：应收账款——空调费

4、代垫的运杂费用收回

借：银行存款/库存现金

贷：应收账款——XX公司

5、员工为公司代垫费用时

借：其他应收款—代垫公司款

贷：库存现金/银行存款

当还回垫付款时，其实只要做一个相反的会计分录对冲就可以了，有的会计人又问，那没有凭据怎么办啊，这笔账还能记吗？如果收的是现金的话，不用凭据，直接开收据就行了，如果是由对方做费用的账，那么凭据就需要交给对方。

说到垫付费用，员工有时候也会帮公司垫付费用，特别是在差旅费用这方面，出现垫付的情况比较多，要做哪些相应的会计处理呢？

1、员工出差自己垫付差旅费

借：管理费用——差旅费

贷：银行存款/库存现金

2、员工回来报销，但是款项还未支付

借：管理费用——差旅费

贷：其他应付款——员工

3、支付报销费用时：

借：其他应付款——员工

贷：银行存款/库存现金