1)符合性：满足ISO/IEC20000的基本要求，同时还应符合组织的实际业务运作；

2)可读性：用词不宜过于难懂，应语句通顺，表达清楚，简洁明了；

3)逻辑性：在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或说法不一；

4)一致性：应遵照统一的格式要求来编写，而不能各行其是，百花齐放；

5)系统性：除了借鉴ISO9001的四级文件体系外，各层次文件应结构合理、接口清楚、引用有效、紧密相连；

6)可操作性：必须符合组织的客观实际，具有可操作性；

7)相容性：各种质量体系有关的文件，应保持良好的相容性，即要协调一致不产生矛盾；

8)可维护性：应随着业务环境的变化，定期对管理体系进行修订，高级文件不宜修改频繁，操作性文件如修改应注意其版本。