出口退税备案单证是出口企业在出口业务流程的关键环节形成的凭证，是企业向税务机关证明其业务真实性、还原货物流的重要资料，备案单证在向税务机关申报出口退税时不需要提供，但必须按规定留存企业备查，税务机关在日常检查、调查评估、函调时会进行调阅，企业有违反规定的情形，将会导致比较严重的后果，所以企业应重视对备案单证的管理，将其作为企业出口退税内部风险控制的重要内容。

02.备案单证的内容

1）购货合同

外贸企业——购货合同

生产企业——收购非自产货物出口的购货合同（包括一笔购销合同下签订的补充合同等）

2）出口货物装货单

水路运输装货单

航空运输装货单

公路运输装货单

铁路运输装货单等

3）出口货物运输单据

海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证。

◆出口企业订立电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合《合同法》的，将电子合同打印、口头合同书面记录并签字声明内容与事实相符，加盖企业公章。

◆对于其他单证如为电子单证，将电子数据打印成纸质单证加盖企业公章并签字声明与原件一致。

◆若有无法取得上述原始单证情况的，出口企业可用具有相似内容或作用的其他单证进行单证备案。

◆注意：相似内容或作用的单证≠篡改、伪造的虚假备案单证

03.备案单证的规定

期限：出口企业应在申报出口退（免）税后15日内填写《出口货物备案单证目录》

时限：备案单证保存期为 5年

存放地点：

填写《出口货物备案单证目录》，并注明备案单证存放

存放地点：公司财务室或档案室

存放位置：文件柜、保险柜

04.备案单证违章处理

1）未按规定进行单证备案

国家税务总局公告2013年第12号《国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税管理办法有关问题的公告》第五条第（八）项规定：

出口企业或其他单位未按规定进行单证备案（因出口货物的成交方式特性，企业没有有关备案单证的情况除外）的出口货物，不得申报退（免）税，适用免税政策。

已申报退（免）税的，应用负数申报冲减原申报。

国家税务总局公告2012年第24号《国家税务总局关于发布出口货物劳务增值税和消费税管理办法的公告》第十三条第（一）项第2目规定：

未按规定装订、存放和保管备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第六十条规定予以处罚。

2）提供虚假备案单证

财税〔2012〕39号《财政部 国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税政策的通知》第七条第（一）项第4目规定：

出口企业或其他单位提供虚假备案单证的货物，不适用增值税退（免）税和免税政策，视同内销货物征收增值税。

国家税务总局公告2012年第24号《国家税务总局关于发布出口货物劳务增值税和消费税管理办法的公告》第十三条第（三）项规定：

出口企业提供虚假备案单证的，主管税务机关应按照《中华人民共和国税收征收管理法》第七十条的规定处罚。

国家税务总局公告2013年第65号《国家税务总局关于出口货物劳务增值税和消费税有关问题的公告》第十三条规定：

出口企业按规定向国家商检、海关、外汇管理等对出口货物相关事项实施监管核查部门报送的资料中，属于申报出口退（免）税规定的凭证资料及备案单证的，如果上述部门或主管税务机关发现为虚假或其内容不实的，其对应的出口货物不适用增值税退（免）税和免税政策，适用增值税征税政策。

查实属于偷骗税的按照相应的规定处理。

3）对分类管理等级的影响

一类、二类企业不配合管理调整为三类企业

一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。

拒绝提供备案单证降为四类企业

根据国家税务总局公告2016年第46号《国家税务总局关于发布修订后的〈出口退（免）税企业分类管理办法〉的公告》第十三条规定：

主管税务机关发现一类、二类、三类出口企业发生拒绝提供有关出口退（免）税账簿、原始凭证、申报资料、备案单证的，出口企业管理类别应调整为四类。

一类、二类出口企业不配合税务机关实施出口退（免）税管理，以及未按规定收集、装订、存放出口退（免）税凭证及备案单证的，出口企业管理类别应调整为三类。