OHSAS18001职业健康安全管理体系文件使用及管理的失控将会给职业健康安全管理工作带来重大影响。为保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性，组织应对OHSAS18001职业健康安全管理体系文件进行控制，其目的是确保与OHSAS18001职业健康安全管理体系运行有关的各场所使用文件的有效性。

职业健康安全管理文件与资料，可包括：职业健康安全管理手册，OHSAS18001职业健康安全管理体系程序文件，作业指导书或操作规程、管理制度、记录表格等，组织适用的职业健康安全法律、法规及其他要求，技术标准、检验规范以及加强职业健康安全管理的其他文件及资料。

OHSAS18001职业健康安全管理体系文件控制的重点

组织应建立和保持文件与资料控制的程序，规定对文件和资料控制的职责、范围、内容、方法等要求。 OHSAS18001职业健康安全管理体系文件控制的重点内容包括：

1、文件和资料的作用在于指导、规范职业健康安全管理活动，因此，与其有关的文件和资料应易于查找，便于使用者的使用，应为此提供检索、查询文件的途径和方法，如设置固定的查阅场所。

2、为确保文件和资料的持续适宜性，应定期对其进行评审，规定评审的周期，可以对有关OHSAS18001职业健康安全管理体系文件资料进行专题评审，也可以与其他管理体系活动结合进行，如与管理评审结合进行，但此时应确保文件和资料评审的有效性。经评审的文件和资料，如存在不适用的情况，应予以修订，并应经被授权人就修订内容的适宜性进行批准，以确认其适宜性。

3、凡事对OHSAS18001职业健康安全管理体系的有效运行具有重要作用的岗位，都应得到相关文件和资料的现行版本。所谓现行版本是指文件和资料应为经审批、且受控的有效版本，因此对于组织制定的文件和资料，应控制其审批和发放，来于外部的文件和资料，应跟踪、控制其版本的有效性。应确保对OHSAS18001职业健康安全管理体系有效运行起重要作用的场所得到和使用有关文件的现行有效版本。

4、对于已经失效或作废的文件和资料，应及时从所有发放或使用场所撤回，或采取其他措施防止误用，如采取加盖作废标识、单独存放或经授权予以销毁等。对由于法律和(或)为保留资料的需要而保存的已失效的文件和资料，则予以适当标识，并妥善放置，防止误用。

5、应该指出的是：虽然本要素未规定文件和资料的批准、更改、更新、以及外来文件的控制等要求，但为确保文件和资料的适宜性和有效性，对文件和资料控制的这些环节也应加以必要的控制。

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