专利局受理处、代办处、专利复审委员会收到申请人(或专利权人)或者其他相关当事人递交的与专利申请有关的其他文件时，应当检查和核对全部文件。

其他文件的受理

1其他文件的受理条件

申请后当事人提交的其他文件符合下列条件的，专利局应当受理：

(1)各文件中注明了该文件所涉及专利申请的申请号(或专利号)，并且仅涉及一件专利申请(或专利)。

(2)各文件用中文书写，字迹清晰、字体工整，并且用不易擦去的笔迹完成;外文证明材料附有中文清单。

专利局受理处、代办处、专利复审委员会收到申请人(或专利权人)或者其他相关当事人递交的与专利申请有关的其他文件时，应当检查和核对全部文件。

2其他文件的受理程序

其他文件符合受理条件的，受理程序如下：

(1)确定收到日：根据文件收到日期，在文件上注明受理部门接收日，以记载受理部门收到该文件的日期。

(2)核实文件数量：清点全部文件数量。核对清单上当事人注明的文件名称与数量，将核实情况记录在清单上;申请人未提供清单的，核对主文件上注明的附件情况，将核实情况记录在主文件上。递交文件的申请号是错号的，若受理处依据其他信息能正确判定其正确申请号的，可以依职权予以确定;若不能予以判定的，则不予受理。

(3)确定递交日：其他文件递交日的确定参照本章第2.3.1节第(3)项的规定。文件递交日应当记录在主文件上。

(4)给出收到文件回执：当事人在受理窗口递交文件的同时附具了文件清单一式两份的，应当在清单副本上注明受理部门接收日，注明文件核实情况后送交当事人作为回执，清单正本上应当加盖审查员名章和发文日期后存入案卷。当事人在递交文件同时未附具文件清单，或者附送了文件清单但不足两份的，不出具收到文件的回执。当事人以寄交方式递交文件的，专利局不再出具收到文件回执。

专利代理机构批量递交文件并且提供了文件清单的，其文件清单经受理部门确认签章后一份交专利代理机构作为回执，另一份存档备查。

(5)数据采集与文件扫描：采集文件的类型、份数、页数和文件代码等所有相关数据，对文件进行扫描，并存入数据库中。