1、支付运费的企业必须是一般纳税人。只有一般纳税人才会涉及到增值税的抵扣问题。对于小规模纳税人，其所购货物价款中含有的已交纳的增值税计入商品或货物的成本，运费同样也计入成本。另外，此处所指“一般纳税人”，既指商业企业，也指生产企业。

2、必须取得运费结算单据（即：运费发票）。运费结算单据是纳税人发生此项业务的惟一合法证据，也是进行账务处理和税务处理的原始凭证。如果没有发票，既无 法证明业务发生的真实性，也无法确认金额的大小。

3、准予作为抵扣凭证的运费结算单据，是指国营铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票，以及从事货物运输的非国有运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票。这是保证企业所获取的发票有合法的来源。只有来源合法的单据才能充分证明业务的合法性。

4、承运人开出的运费发票上注明的劳务接受者与发票的持有人是同一人。这一点很重要，它证明发票上所列劳务的付费人或接受者是发票的持有人。税法设置这一 条法律的目的是为了减轻支付运费的纳税人的负担，若持有发票并抵扣了税款的人并非费用的支付人，那么这种做法就会违背税法的立法精神，因而是不可取的，是违法的。

5、准予计算抵扣进项税额的货物运费金额是指在运输单位开具的货票上注明的运费和建设基金。在日常的运输发票上，除了运费和建设基金外，一般还有装卸费、保险费等项目。但在所有的项目中，只有运费和建设基金可以抵扣，其他一律不得抵扣。

6、纳税人必须依法保管好这些运费发票。运费发票是原始凭证中的一种，按要求不得被损毁、遗失和涂改。一旦损毁、遗失或涂改，视同未取得运费发票，运费不能抵扣。

7、发票必须是当期的。所谓“当期”，是指该运费所对应的货物应在本期计算缴纳销项税额或准予抵扣进项税额。若相应的货物不属于本期，则无论是否依法取得并保管好了发票，均不得抵扣。