组织在建立质量管理体系时,就应对内部质量管理体系审核做好总体安排和组织管理,在这方面有几个环节需要特别加以重视。

(1)领导重视是做好内部质量管理体系审核的关键

内部质量管理体系审核对一个组织的质量管理体系的改进和产品质量的提高都具有重要的作用。

但是要做好内部质量管理体系审核,关键在于领导对内审的重视。

领导的质量意识不应仅表现在控制不合格产品,使之不能出厂,或是出了不合格品及时采取措施;更重要的还在于全面建立和实施一个合乎标准要求的质量管理体系。

其中尤其重要的是要充分运用内部质量管理体系审核这个重要的管理手段和改进机制,使体系得到保持和改进。

领导对内审工作的重视主要表现在领导层中认真研究如何建立内审的组织机构,任命干部,确定其职责和权限。

其中重要一环是任命一个质量管理体系负责人(可以称为“管理者代表”)。

(2)质量管理体系负责人要亲自抓内部质量管理体系审核工作

质量管理体系负责人应是领导层的一名成员,所以一般不能任命一名中层干部作为质量管理体系负责人。

质量管理体系负责人应确保按照ISO9001标准的要求建立、实施和保持质量管理体系。

因此具体领导内审工作的就是质量管理体系负责人。

他应当通过一个职能部门(如质管办)建立内审的组织和程序,培训人员,制订计划,实施内部质量管理体系审核和审批审核报告。

当审核组与被审部门发生争执时,应由他或通过他报请最高领导来进行仲裁。

他又是全组织的各部门和职工就质量管理问题向最高领导层反映各种意见的重要渠道。

(3)内部质量管理体系审核的具体工作需要有一个职能部门来管理

内部质量管理体系审核是一项长期的正规的工作,需要有一个常设机构来负责进行,而不能由一个临时性机构来从事此项工作。

一般可由“质管办”“质量管理部”这类职能机构来承担。

这些机构可能还有许多其他的质量管理工作,但内审工作应是此部门的一项重要任务,而内审又完全可以与其他工作结合进行。

(4)要组建一支合格的质量管理体系内部审核员队伍

内部质量管理体系审核需要一批合格、称职的审核员,因此培训审核员是一项重要的工作。

应在组织内与质量管理有关的部门中选择一批熟悉组织的业务、了解质量管理的基本知识、有一定的学历、职称和工作经验、有交流表达能力和正直的人员进行培训,使之成为质量管理体系内部审核员。

质量管理体系内部审核员要有一定的数量,足以应付例行的和特殊的内部质量管理体系审核的任务,还要考虑派往本组织的供方去做第二方审核。

人员的分布也要适当分散,不可全部集中在质量管理部门。

因为当审核到质管部门时,这些质管部门中的内审员均不得参与,因此必须从其他部门派遣内审员。

一般情况下最好在采购、销售、技术、检验和生产部门中均能培养若干名兼职内审员供工作需要之用。

所有经过一定培训的内审员需经考核后由组织领导正式任命,授予进行审核的权力。

(5)内部质量管理体系审核需要有一套正规的程序

内部质量管理体系审核需要有一套正规的做法。

为此质量管理体系负责人应组织有关人员编制一份“内部审核程序”,明确内部质量管理体系审核的目的、范围、执行者的职责以及具体的实施方法。

(6)建立质量管理体系时应考虑内部质量管理体系审核工作

有许多企业和组织在建立质量管理体系时培养了一批骨干来编写质量管理体系文件,这批骨干同时也成为以后的内审员。

或是在建立体系之初在培训骨干时就同时考虑建立内审组织并培训一批内审员,这些做法都是可以参考的。

总之,内部质量管理体系审核工作需要本组织最高领导层的重视和支持,需要质量管理体系负责人和质量管理部门的精心策划和实施,需要有一批合格、称职的内审员的全力投入,也需要一套正规的、完善的程序和办法。