ISO体系认证中文件看起来该象什么或说所有文件工作该怎么组织，稽查员会“以貌取书”吗？这些问题的答案取决于每个具体的稽查员，不过，我们建议不应有大量的写着ISO的文本。组织应利用他们为达到政府法规而建立的、已有的程序化文件，而只有在那些没达到ISO标准地方加以补充。

在世界的某些地方，尤其在联合王国，可能有些稽查员在文件方面会偏受BS7750的要求，尽管BS7750没有完全采纳，该标准要求至少得有一本法规记录本，一本环境影响记录本和一本环境手册（ROTHERY，1993）。在美国感觉则是多数稽查员不需要看到大量单独为ISO体系而产生的文本。正如前面所说，真正重要的是存在着一个基本的管理系统及其执行。

因为无需大量标明“ISO管理体系”的活动封面，所以至少得在程序中标明ISO参考符号。这可以使稽查员把其注意力投向那些具体的他们需要稽查的内容，而不是无关的内容。各个文件的相互参照可以使其联系更紧密，例如相互参照可以表明影响、法则和控制之间的关系。