文件内容应当足够详尽，以便对环境管理体系及其各部分协同运作的情况进行充分的描述，并指示获取关于环境管理体系某一部分运行的更详细信息的途径。可将环境文件纳入组织实施的其他体系文件，而不强求编制专门的手册。

对于不同的组织，环境管理体系文件的多少可能由于它们在以下方面的差别而各不相同：

a) 组织及其活动、产品和服务的规模和类型；

b) 过程及其相互作用的复杂程度；

c) 人员的能力。

这些文件可包括：

a) 环境方针、目标和指标；

b) 重要环境因素信息；

c) 程序；

d) 过程信息；

e) 组织机构图；

f) 内、外部标准；

g) 现场应急计划；

h) 记录。

对于程序是否形成文件，应当从下列方面考虑：

――不形成文件可能产生的后果，包括环境方面的后果；

――用来证实遵循法律和其他要求的需要；

――保证活动一致性的需要；

――形成文件的益处，例如

――易于通过交流和培训进行实施；

――易于维护和修订；

――避免含混和偏离；

――提供证实功能和直观性。

不是为环境管理体系所制定的文件也可以作为体系文件使用，在这种情况下应当指明出处。

文件控制

旨在确保组织对文件的建立和保持能够充分适应实施环境管理体系的需要。但组织应将主要注意力放在对环境管理体系的有效实施及其环境表现（行为）上，而不应过分追求一个繁琐的文件控制系统。