ISO 9001:2015引入了风险思维的理念,更加关注组织的运营风险与绩效,更加强调领导力在管理体系中的作用,同时充分考虑了当今不断变化的经营环境,以协助组织应对客户日新月异的需求,提升企业竞争力,保持生存与发展。因此,质量管理体系也不再局限于传统制造业,越来越多的行业企业如服务、医疗、公共事业等也纷纷引入 新版ISO 9001标准,将质量管理融入到企业运营中。
ISO 9001建立在七大质量管理原则基础上:
顾客导向
领导力
全员承诺
过程方法
改进
基于证据的决策
关系管理
监管、改进机制
管理上创新,是件不容易的事情。有些老习惯不容易改掉;规定多了,也不习惯;按新方法工作,总是有心理压力。特别是当公司发展有些年头以后,会产生管理上的官僚作风问题,拒绝改变、漫不经心、古板呆滞。所以创新是永恒的话题,而监管是必要的手段。
企业也有腐败问题,权力失去监管,就很容易官僚和腐败。
出了问题,除了追究责任以外,还有许多事情要做。要分析是什么原因产生的?有什么措施可以使这些问题不再重复发生?哪些文件/制度/工作要求要改一改了?要采取这些措施需要公司投入多少资源,是否划得来?采取了这些措施,问题是不是还是重复反生?原来的原因分析和措施是否不到位?
感觉过于复杂,所以大多数企业需要编制一些应对解决问题的程序,比如说纠正措施控制程序、预防措施控制程序、应急措施程序等,碰到问题,怎么解决,有个规定。
内审和管理评审是ISO9000族标准的重要内容。要通过认证或通过一些客户的验厂,经常是必须做这些工作。
从另一种角度来看待内审和管理评审,或许更有意义。
内审是一种工具。
平时,我们的工作大多是自己安排、自己实施、自己总结的。一个人管一个人的事情,一个部门管一个部门的事情。没有人会去干涉别人的工作领域。所以很多时候,工作或员工表现是得不到客观公正的评价的。大家都喜欢向公众展示自己优良的一面,没有一个员工会傻到整天揭自己的短。
内审作为管理工具,它的作用有:
1)可以系统地调查/检查某一个问题或某一项工作,如质量问题、成本控制问题、信息沟通问题。
内审的系统性体现在:
A)内审员有一定的经验和能力,发现问题的能力强;
B)流程很规范,公司通常依据ISO19011标准策划有本企业内审的控制程序。审核过程很正规,有首末次会议、领导授权、审查记录等。包括规定了发现问题怎么处理;
C)内审的范围覆盖得很全面,会把一个问题或一项工作彻头彻尾、方方面面地全查到位。就算是抽样,也会预先规定抽样的方法,以保证公正性。
2)审核人员的独立性。审核人员越独立,越是与受审核方没有利益关系,效果越好,结论越公正。这是ISO19011关于内审员的基本要求。这一点,小企业很难做到,总共这么几个人,低头不见抬头见的,大多不愿把同事得罪得太厉害了。毕竟内审查出的都是问题。这是内审的主管领导应该预先考虑到的实际问题。
所以小企业的管理,应该有异于大企业,能扁平就扁平,能简捷就简捷。但扁平和简捷不是说就可以什么都不懂,不然企业就会永远那么点小,发展不了。
把内审报告与各部门自己编写的工作报告相结合,企服快车面是对工作报告虚假面的一种威慑,另企服快车面,也是一种内容上的补充,而且是更为客观公正的补充。这有利于领导作出正确的判断和决策。
要做好内审,必要的内审员专业培训和人才培养,还是需要的。
当然了,考虑要不要开展内审,必须考虑管理成本的投入,是否划算。
管理评审也是一种涉及公司如何发展的决策工具。
一个企业发展久了,问题总会越积越多,而且是越来越难解决。不是所有的问题都应该得到解决的。有些问题,时间就可以让它消失,并不会影响到公司的生存和发展。
应该把问题进行分类:
1)问题固然很严重,但这不是公司靠努力能够解决的;
2)有些问题很复杂,在公司的努力下,有可能会部分地得到解决;
3)问题很明显,而且在现有资源和能力下,完全可以得到解决,而且效果可以预期。那么,很明显,如果公司试图去解决第一类的问题,极可能是浪费资源。第三类问题只是日常经营活动,发现一个,消灭一个,不解决就是失职。
管理有序的公司会把第二类问题作为自己企业的工作计划来对待,不是不处理,也不是一心地扑上去,而是有计划地去解决它。很多公司的最高层没有做到这一点,所以处理问题就有很大的随意性。而整个企业都是看老板的脸色行事的,这样就造成整个企业的资源得不到科学地利用。
每个岗位或部门,都会有明示的或大家都认可的一个权限范围和工作能力水平。当面临工作困难时,有时是不能仅依靠自己或本部门能够解决的。这时候,就需要借用外部资源或外力来解决面临的困难。这时,管理评审就能发挥出它的作用。
除了系统地分析评价某项工作外,如质量工作、成本控制工作等,管理评审还有一个很重要的功能:
协调和整合整个公司的资源和能力,解决一个重大疑难问题,以保证公司每年都在进步。特别是那些可能会危及公司生存和发展的问题。所以,管理评审会议当中,各部门主管不能提那种第三类问题,浪费大家时间。
管理评审可能面临的问题是,有很多问题需要解决,所以有个问题优先解决次序问题。
由于公司的资源和能力有限,所以,不可能把所有的问题一次性全解决了。
管理评审最终给企业解决了一个方向的问题:公司把资源和精力优先放到哪些工作上去,以便朝什么方向努力,朝什么方向发展。
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